De rol van de notaris bij vastgoedaankoop via een vennootschap in Italië
Je hebt het pand gevonden, de structuur gekozen en de prijs onderhandeld. Dan komt het moment waarop je voor het eerst kennismaakt met de Italiaanse notaio — en je merkt al snel dat deze notaris een andere rol speelt dan zijn Nederlandse collega. Begrijpen wat die rol inhoudt, en wat er van jouw vennootschap wordt verwacht, is geen detail. Het is het verschil tussen een soepele overdracht en een last-minute vertraging doordat een document ontbreekt.
Dit artikel legt uit hoe het Italiaanse notarisproces werkt voor een BV of SRL, welke documenten je moet aanleveren en wat er precies op de dag van de akte gebeurt.
De notaio: een andere rol dan in Nederland
In Nederland is de notaris een neutrale juridische professional die de transactie begeleidt en de eigendomsoverdracht registreert. De Italiaanse notaio heeft een vergelijkbare positie, maar met een aantal opvallende verschillen.
Ten eerste is de Italiaanse notaio een openbaar ambtenaar, aangesteld door de staat. Hij of zij is niet de vertegenwoordiger van koper of verkoper, maar een onpartijdige derde die de juridische geldigheid van de transactie bewaakt. Dat betekent dat de notaio ook controles uitvoert die in Nederland deels bij de makelaar of advocaat liggen — zoals het checken van hypotheken op het pand, bouwvergunningen en kadastrale gegevens.
Ten tweede is de aanwezigheid van de notaio bij de definitieve overdracht wettelijk verplicht. Zonder een door de notaio verleden akte (rogito notarile) is de eigendomsoverdracht in Italië niet rechtsgeldig. Koper en verkoper — of hun gevolmachtigden — moeten fysiek aanwezig zijn, of via een notarieel vastgelegde procura vertegenwoordigd worden.
Ten derde draagt de notaio zorg voor de registratie van de akte bij de Agenzia delle Entrate en het kadaster (Conservatoria dei Registri Immobiliari). Die registratie maakt de eigendomsoverdracht definitief en publiekelijk zichtbaar. Pas na registratie ben jij — of jouw vennootschap — officieel eigenaar.
Welke documenten heeft de notaris nodig van jouw vennootschap?
Dit is het punt waar aankoop via een BV of SRL meer voorbereiding vraagt dan een privéaankoop. De notaio moet kunnen vaststellen dat jouw vennootschap rechtsgeldig bestaat, dat de bestuurder bevoegd is om het pand te kopen en dat de aankoop past binnen de statutaire doelomschrijving.
Voor een Nederlandse BV vraagt de notaris doorgaans een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, de statuten van de vennootschap (in vertaling of met een beëdigde vertaling naar het Italiaans of Engels), een bewijs van de identiteit van de bestuurder(s) en een besluit van de aandeelhoudersvergadering of het bestuur dat de aankoop goedkeurt. Dat laatste — het zogenaamde aankoopbesluit — is een intern document dat vastlegt dat de vennootschap toestemming heeft gegeven voor deze specifieke transactie.
Voor de vennootschap zelf is ook een Italiaans fiscaal nummer nodig: het codice fiscale voor rechtspersonen. Dit nummer vraag je aan bij de Italiaanse Agenzia delle Entrate, en in de praktijk regelt de notaio dit voor je als onderdeel van de voorbereiding — maar vraag dit ruim voor de geplande passeerdatum na. Het aanvragen kan enige tijd duren als het niet via de notaris loopt.
Als er een Italiaanse SRL betrokken is als koper, gelden vergelijkbare eisen: uittreksel uit het Italiaanse Handelsregister, statuten en een bestuursbesluit. Het voordeel is dat alle documenten al in het Italiaans zijn en de notaio ze direct kan beoordelen.
Het compromesso: het voorlopig koopcontract
Voordat je bij de notaris verschijnt voor de definitieve akte, is er in de meeste gevallen een tussenstap: het compromesso, ook wel contratto preliminare di compravendita genoemd. Dit is het voorlopig koopcontract dat koper en verkoper binden aan de transactie.
Het compromesso hoeft niet per se bij de notaris te worden gesloten — het kan ook onderhands worden getekend — maar laat je als vennootschap altijd adviseren over de inhoud. Want zodra jij als BV of SRL het compromesso ondertekent, ben je juridisch gebonden. De gebruikelijke waarborgsom (caparra confirmatoria) bedraagt 10% van de koopprijs en is bij wanprestatie in beide richtingen met consequenties verbonden: trekt de koper zich terug, dan verliest hij de aanbetaling; trekt de verkoper zich terug, dan moet hij het dubbele terugbetalen.
Laat het compromesso controleren door een adviseur die zowel het Italiaanse als het Nederlandse recht kent. Aandachtspunten zijn onder meer de datum van de definitieve akte, de staat van het pand, eventuele ontbindende voorwaarden (zoals financieringsvoorbehoud) en de vraag of er verborgen gebreken bekend zijn. Wat in het compromesso staat, is wat de notaris later als basis gebruikt voor de definitieve akte.
De akte van levering: het rogito notarile
De definitieve eigendomsoverdracht vindt plaats bij het ondertekenen van het rogito notarile — de notariële akte van levering. Dit is het moment waarop de sleutels worden overgedragen, de koopsom wordt betaald en de notaio de transactie officieel vastlegt.
Bij aankoop door een vennootschap leest de notaio de volledige akte voor in het Italiaans. Als de bestuurder van de BV geen Italiaans spreekt, is een tolk aanwezig — soms ingehuurd door de notaris, soms door de koper zelf geregeld. De akte wordt getekend door alle aanwezige partijen, en de notaio draagt vervolgens zorg voor de registratie en betaling van de verschuldigde belastingen namens de koper.
Het is ook mogelijk om de passering bij te wonen via een procura: een notarieel vastgelegde volmacht waarbij je iemand anders machtigt om namens jouw vennootschap te tekenen. Dit is handig als je op de dag zelf niet in Italië kunt zijn. De procura moet zelf ook notarieel worden opgesteld — in Nederland bij een Nederlandse notaris, eventueel voorzien van een apostille — en tijdig naar de Italiaanse notaio worden gestuurd.
Wat controleert de notaris namens jou?
Een veelgemaakte misvatting is dat de notaio de belangen van de koper bewaakt. Dat doet hij niet eenzijdig — hij is onpartijdig. Maar hij voert wél een aantal wettelijk verplichte controles uit die ook de koper beschermen.
De notaio controleert of het pand vrij is van hypotheken en beslagen via het hypotheekregister. Hij verifieert de kadastrale gegevens: staat het pand correct geregistreerd, klopt de oppervlakte, zijn er erfdienstbaarheden? Hij controleert ook of er bouwvergunningen aanwezig zijn voor eventuele verbouwingen — of de verkoper kan aantonen dat onvergunde werken zijn gesaneerd (condono edilizio).
Wat de notaio niet doet, is de bouwkundige staat van het pand beoordelen, contractuele garanties bewaken of jouw fiscale belangen optimaliseren. Daarvoor heb je als koper je eigen adviseurs nodig: een geometra of ingegnere voor de bouwkundige keuring, en een fiscalist voor de belastingstructurering.
De kosten van de notaris
De notariskosten in Italië zijn niet wettelijk vastgesteld, maar volgen een gangbare schaal die varieert met de waarde van de transactie. Reken voor een pand van €300.000 op notariskosten tussen de €2.500 en €4.500, exclusief de verschuldigde overdrachtsbelastingen en registratiekosten. Die laatste lopen voor een vennootschap die een niet-eerste woning koopt al snel op tot 9% van de kadastrale waarde — een bedrag dat de notaris inhoudt en namens jou afdraagt.
Vraag de notaio altijd om een vooraf opgesteld kostenplaatje (preventivo). Dat geeft je een helder beeld van de totale transactiekosten vóór je tekent.
Lees voor meer context over de aankoopkosten ons artikel over aankoop via je holding: de complete gids, en bekijk ook holding of privé: wat is de slimste structuur als je die keuze nog niet hebt gemaakt.
> Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene oriëntatie en vormt geen fiscaal of juridisch advies. Het Italiaanse vastgoedrecht is complex en verschilt per regio en situatie. Raadpleeg altijd een gekwalificeerde juridisch adviseur en een Italiaanse notaris voordat je stappen zet in het aankoopproces.
Veelgestelde vragen
Moet ik zelf naar Italië voor de notarisakte?
Niet per se. Je kunt iemand machtigen via een notarieel vastgelegde volmacht (procura). Die volmacht stel je op bij een Nederlandse notaris, voorzien van een apostille, en stuur je tijdig naar de Italiaanse notaio. Zorg dat dit minimaal twee weken voor de passeerdatum geregeld is.Wie kiest de notaris: koper of verkoper?
In Italië heeft de koper traditioneel het recht om de notaris te kiezen, omdat de koper ook de notariskosten betaalt. Als koper is het dus jouw keuze — en het loont om te kiezen voor een notaris met ervaring in transacties met buitenlandse vennootschappen.Welke documenten moet mijn BV aanleveren voor de notaris?
Een recent KvK-uittreksel, de statuten van de vennootschap (met vertaling indien nodig), een aankoopbesluit van het bestuur of de aandeelhouders, identiteitsdocumenten van de bestuurder(s) en het Italiaanse fiscale nummer (codice fiscale) van de vennootschap.Wat is het verschil tussen het compromesso en het rogito?
Het compromesso is het voorlopig koopcontract dat partijen bindt aan de transactie — doorgaans met een aanbetaling van 10%. Het rogito is de definitieve notariële akte van levering waarbij de eigendom officieel overgaat. Tussen beiden zit doorgaans twee tot acht weken, de tijd die nodig is voor financiering, documentatie en due diligence.Kan de notaris ook fouten in het pand ontdekken, zoals illegale verbouwingen?
De notaio controleert kadastrale gegevens en vraagt om bewijs van vergunde bouw. Maar een grondige bouwkundige due diligence is zijn taak niet. Schakel daarvoor een onafhankelijke geometra of bouwkundig ingenieur in die het pand inspecteert en de vergunningen verifieert vóór het compromesso wordt getekend.