Codice fiscale voor je BV of SRL: de stap die veel DGA's vergeten

Je bent diep in het aankoopproces. De notaris vraagt om een document dat je misschien nog niet hebt: het Italiaanse fiscale nummer van jouw vennootschap. Niet jouw persoonlijke codice fiscale — die heb je wellicht al als je eerder in Italië zaken hebt gedaan — maar het fiscale nummer van de BV of SRL als rechtspersoon.

Zonder dat nummer kan de notaris de akte niet passeren. De aankoop staat stil. En omdat de aanvraag soms weken kan duren als je het niet via de juiste kanalen regelt, is dit precies de stap die je ruim van tevoren moet zetten.

Wat is de codice fiscale voor een vennootschap?

De codice fiscale is het Italiaanse fiscale identificatienummer. Voor privépersonen bestaat het uit een combinatie van letters en cijfers gebaseerd op naam, geboortedatum en geboorteplaats. Voor rechtspersonen — vennootschappen, stichtingen, verenigingen — heeft de codice fiscale een ander formaat: het is een elfcijferig nummer dat overeenkomt met de partita IVA (het Italiaanse btw-nummer) als de entiteit ook btw-plichtig is in Italië.

Voor een Nederlandse BV die Italiaans vastgoed koopt zonder een Italiaanse btw-registratie te hebben, wordt een codice fiscale aangevraagd als puur fiscaal identificatienummer — zonder automatische btw-activering. Dat nummer is vervolgens gekoppeld aan alle fiscale handelingen van de vennootschap in Italië: de eigendomsregistratie in het kadaster, de jaarlijkse belastingaangifte over de huurinkomsten en de eventuele toekomstige overdrachtsakte bij verkoop.

Waarom is het nummer zo vroeg nodig?

De codice fiscale van de vennootschap is nodig op het moment dat de notariële akte wordt gepasseerd. Maar in de praktijk is het al eerder relevant: bij het ondertekenen van het compromesso (het voorlopig koopcontract) als dat notarieel wordt vastgelegd, bij het openen van een Italiaanse bankrekening als dat deel uitmaakt van de structuur, en bij de aanvraag van een CIN-registratie voor verhuur.

De fout die veel DGA's maken: ze wachten tot de notaris erom vraagt. Als de passeerdatum al vaststaat en het fiscale nummer er dan nog niet is, loopt de transactie vertraging op. Italiaanse procedures draaien op eigen tempo, en een missing document vlak voor de akte is stressvoller dan nodig.

Vraag het nummer aan zodra je serieus in onderhandeling bent over een pand — of zelfs al in de verkenningsfase, als je weet dat je binnenkort wilt kopen. Het nummer is onbeperkt geldig en aan de vennootschap gebonden, dus er is geen reden om het uit te stellen.

Hoe vraag je de codice fiscale aan voor een Nederlandse BV?

De aanvraag verloopt via de Italiaanse Agenzia delle Entrate, de belastingdienst. Voor buitenlandse rechtspersonen zijn er twee routes.

De eerste route is aanvraag via een Italiaans consulaat of ambassade. Als aanvrager verschijn je persoonlijk bij het Italiaanse consulaat in Nederland (in Den Haag of Amsterdam) met de benodigde documenten. Een medewerker van het consulaat stuurt de aanvraag door naar de Agenzia delle Entrate, die het nummer vervolgens toekent. De doorlooptijd is doorgaans twee tot vier weken.

De tweede route — en in de praktijk de snelste voor DGA's die al werken met een Italiaanse notaris of commercialista — is via de Italiaanse notaris of adviseur zelf. Veel notariskantoren en commercialisti zijn gemachtigd om de aanvraag namens de vennootschap in te dienen bij de lokale belastingkantoor (Agenzia delle Entrate) in de regio waar het pand staat. Dit verloopt doorgaans sneller dan de consulates-route en vereist geen persoonlijke aanwezigheid.

Welke documenten heb je nodig?

De exacte documentatielijst kan licht variëren per Agenzia-kantoor, maar standaard wordt gevraagd om een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (niet ouder dan drie maanden), de statuten van de vennootschap, een identiteitsdocument van de wettelijk vertegenwoordiger (de bestuurder van de BV) en soms een verklaring van de vertegenwoordiger dat hij gemachtigd is om namens de vennootschap op te treden.

Voor een Nederlandse BV geldt dat alle documenten in het Nederlands zijn opgesteld. De Agenzia delle Entrate vraagt doorgaans een beëdigde vertaling naar het Italiaans of een vertaling voorzien van een apostille. In de praktijk accepteren sommige kantoren een Engelse vertaling als de notaris of commercialista de aanvraag begeleidt, maar dit is niet gestandaardiseerd. Vraag dit van tevoren na bij de intermediair die de aanvraag indient.

De codice fiscale voor een Italiaanse SRL

Als de kopende entiteit een Italiaanse SRL is die speciaal voor deze aankoop wordt opgericht, dan krijgt de SRL bij oprichting automatisch een codice fiscale toegewezen door de notaris die de oprichtingsakte passeert. De notaris registreert de SRL in het Handelsregister (Registro delle Imprese) en bij de Agenzia delle Entrate, en ontvangt vervolgens het fiscale nummer. Dit proces verloopt doorgaans binnen vijf tot tien werkdagen na de oprichting.

Het fiscale nummer van de SRL is in dit geval ook meteen de partita IVA van de vennootschap, mits de SRL ook als btw-plichtige onderneming is geregistreerd. Voor een SRL die verhuuractiviteiten wil ontplooien, is btw-registratie doorgaans noodzakelijk voor de administratieve verplichtingen, ook al is de verhuur zelf btw-vrijgesteld.

Persoonlijke codice fiscale van de DGA: ook nodig?

Naast de codice fiscale van de vennootschap heeft ook de bestuurder van de BV of SRL soms een persoonlijke codice fiscale nodig — met name als hij optreedt als gemachtigde bij de notariële akte. Een bestuurder die persoonlijk aanwezig is bij het passeren van de akte en zijn vennootschap vertegenwoordigt, moet zich kunnen identificeren met een geldig paspoort. Afhankelijk van de situatie vraagt de notaris ook om de persoonlijke codice fiscale van de bestuurder.

Een persoonlijke codice fiscale voor Nederlanders is eenvoudig aan te vragen bij het Italiaanse consulaat in Nederland, of ter plaatse bij de Agenzia delle Entrate. Het proces is sneller dan voor rechtspersonen en duurt doorgaans minder dan een week.

Na de aanvraag: wat doe je met het nummer?

Zodra de codice fiscale van de vennootschap is toegekend, bewaart de notaris het in het dossier voor de akte. Maar je hebt het nummer ook nodig voor andere zaken: de opening van een Italiaanse bankrekening (als dat deel uitmaakt van de structuur), de CIN-registratie voor verhuur, het afsluiten van nutscontracten op naam van de vennootschap en de jaarlijkse Italiaanse belastingaangifte.

Sla het nummer op in de administratie van de vennootschap en zorg dat de Nederlandse accountant en de Italiaanse commercialista er beiden over beschikken. Het is een basisgegeven dat in vrijwel elk fiscaal en juridisch document terugkomt.

Lees voor het bredere aankoopproces ons artikel over het compromesso bij aankoop via een vennootschap en welke adviseurs heb je echt nodig?. De complete gids voor vastgoed via je holding geeft het volledige overzicht van alle stappen.

Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene oriëntatie. Procedures bij de Agenzia delle Entrate kunnen variëren per kantoor en regio. Raadpleeg een Italiaanse notaris of commercialista voor begeleiding bij de aanvraag in jouw specifieke situatie.

Veelgestelde vragen

• Heeft mijn Nederlandse BV een Italiaanse codice fiscale nodig om vastgoed te kopen?
  Ja. De codice fiscale van de vennootschap is verplicht voor de notariële akte van eigendomsoverdracht. Zonder dit nummer kan de notaris de transactie niet registreren bij het kadaster en de belastingdienst. Vraag het aan zodra je serieus in onderhandeling bent over een pand.

• Hoe lang duurt het aanvragen van een codice fiscale voor een vennootschap?
  Via het Italiaanse consulaat in Nederland doorgaans twee tot vier weken. Via een Italiaanse notaris of commercialista die de aanvraag lokaal indient, soms sneller — afhankelijk van het belastingkantoor in de betreffende regio. Plan ruim van tevoren.

• Welke documenten heb ik nodig voor de aanvraag?
  Een recent KvK-uittreksel (niet ouder dan drie maanden), de statuten van de vennootschap, een identiteitsdocument van de bestuurder en een machtigingsverklaring. Documenten moeten doorgaans vergezeld gaan van een Italiaanse of Engelse vertaling.

• Krijgt mijn SRL bij oprichting automatisch een codice fiscale?
  Ja. Bij oprichting via een Italiaanse notaris wordt de SRL geregistreerd bij de Agenzia delle Entrate en ontvangt ze automatisch een codice fiscale — die doorgaans ook de partita IVA is. Dit verloopt binnen vijf tot tien werkdagen na de oprichtingsakte.

• Is de persoonlijke codice fiscale van de DGA ook nodig bij de aankoop?
  Soms. Als de DGA als bestuurder persoonlijk aanwezig is bij de notariële akte en de vennootschap vertegenwoordigt, kan de notaris ook de persoonlijke codice fiscale opvragen. Een persoonlijke codice fiscale is eenvoudig aan te vragen bij het Italiaanse consulaat in Nederland.